Welche Aufgaben sich wirklich lohnen zu automatisieren
Nicht jede Aufgabe gehört automatisiert. Ein einfacher Test zeigt, wo Automatisierung Zeit spart und wo sie nur neue Komplexität schafft.
Automatisierung klingt immer gut. In der Praxis sehen wir aber regelmäßig automatisierte Abläufe, die mehr Ärger machen als die Handarbeit vorher. Die Frage ist also nicht, ob man automatisieren kann, sondern ob man sollte.
Der einfache Test
Bevor wir etwas automatisieren, stellen wir drei Fragen:
- Passiert die Aufgabe oft genug, dass sich der Aufwand lohnt?
- Läuft sie nach festen Regeln ab, oder braucht es jedes Mal eine menschliche Entscheidung?
- Sind die Daten, mit denen sie arbeitet, sauber und verlässlich?
Erst wenn alle drei mit Ja beantwortet sind, lohnt sich der Aufwand. Bei einer Aufgabe, die nur einmal im Quartal vorkommt, ist Automatisierung selten die Mühe wert.
Gute Kandidaten
Es gibt Aufgaben, die sich fast immer lohnen. Das Übertragen von Daten zwischen zwei Programmen, die nicht miteinander reden. Das Erzeugen wiederkehrender Berichte. Das Anlegen neuer Benutzer mit immer denselben Rechten. Alles, was stupide ist und nach klaren Regeln läuft, ist ein guter Kandidat.
Schlechte Kandidaten
Schwieriger wird es, sobald Urteilsvermögen im Spiel ist. Eine Reklamation einschätzen, einen Sonderfall bewerten, mit einem Kunden verhandeln. Solche Dinge lassen sich vorbereiten und unterstützen, aber sie ganz an eine Automatik abzugeben, geht meist schief.
Automatisierung braucht Pflege
Ein automatisierter Ablauf ist kein Möbelstück, das man einmal aufstellt. Programme ändern sich, Schnittstellen werden angepasst, Anforderungen wachsen. Wenn niemand die Automatisierung pflegt, fällt sie irgendwann leise aus, und keiner merkt es, bis etwas fehlt.
Deshalb bauen wir Automatisierungen so, dass sie dokumentiert und wartbar sind. Sie sollen auch in einem Jahr noch verständlich sein, und zwar nicht nur für uns.
Worauf es ankommt
Gute Automatisierung ist unauffällig. Sie nimmt Ihrem Team die langweilige Arbeit ab und gibt ihm Zeit für das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht. Wir helfen Ihnen, die richtigen Aufgaben auszuwählen, setzen sie sauber um und sorgen dafür, dass die Zeitersparnis nachvollziehbar bleibt.